Améliorer la communication au bureau : conseils et astuces pour une meilleure collaboration en entreprise.

Une bonne communication est un élément essentiel pour toute organisation qui veut rester compétitive sur le marché. Des employés engagés ajoutent de la valeur et sont plus productifs. Cependant, le lieu de travail numérique actuel rend difficile de capter l’attention de chaque employé pour une communication efficace. Cela rend la mauvaise communication commune problème entre entreprises et c’est une question qui doit être priorisée.

Une communication efficace au sein de votre entreprise est source de transparence et d’une culture d’entreprise positive. Par conséquent, les organisations doivent s’assurer que leur personnel est toujours au courant des dernières nouvelles, événements et changements organisationnels, tout en leur donnant la possibilité de collaborer et de fournir des commentaires.

Causes courantes des problèmes de communication au travail

Sans les entreprises, bien sûr bonnes stratégies de communication ils auront du mal à se développer et à atteindre leurs objectifs commerciaux. L’engagement, la rétention des employés, la productivité et la satisfaction des clients deviennent également des enjeux. C’est-à-dire que les causes courantes des problèmes de communication sont ;

• Plateformes de communication interne excessives ou limitées pour les employés
• Mauvaise interprétation et mauvaise communication entre les services et les employés
• Surcharge de données telle que des notifications Skype, e-mail et Slack excessives
• Communication inappropriée
• Bas moral des employés
• Culture négative au sein de l’entreprise
• Différences culturelles entre les employés
• Conflits de département
• Absence de stratégie de communication directe
• Mauvais style de leadership et de gestion

Comment résoudre les problèmes de communication

Bien que les raisons ci-dessus semblent simples, elles ont de graves conséquences pour l’organisation. Voici quelques façons d’améliorer la communication en milieu de travail.

1. Adoptez un intranet social

Dans le lieu de travail numérique actuel, l’introduction du travail à distance et des horaires de travail flexibles a accru l’efficacité de la communication au sein de l’organisation. Alors que les lieux de travail deviennent de plus en plus uniques, il est essentiel que les chefs d’entreprise et les gestionnaires mettent en œuvre un logiciel qui facilite la communication entre tous les employés.

Adopter une plate-forme de communication sociale pour cela, par ex. intranet, est une excellente solution pour les problèmes de communication interne. Malheureusement, certaines organisations créent plusieurs canaux pour la collaboration des employés, ce qui crée de la confusion parmi les employés. La main-d’œuvre s’embrouille sur la meilleure plate-forme à utiliser et ignore certaines plates-formes.

Contrairement aux canaux multiples, les intranets fournissent un canal de communication unique et unifié pour les employés internes et distants. Cela permet de réduire la surcharge de messages envoyés via plusieurs canaux, notamment les e-mails, Slack ou WhatsApp. L’intranet dispose également d’outils de mesure qui permettent d’identifier facilement les employés qui interagissent avec des canaux et des contenus spécifiques.

Un intranet connecte plusieurs employés de différents emplacements et fuseaux horaires en offrant une plate-forme centralisée où les employés peuvent accéder aux actualités, aux dossiers, aux événements, aux processus et à d’autres détails de l’entreprise. Cela permet aux responsables d’envoyer des messages qui atteignent efficacement l’ensemble du personnel et sont stockés pour référence future.

De plus, les responsables d’organisation peuvent segmenter les utilisateurs sur la plateforme en fonction de leurs besoins et de leurs caractéristiques. Cela permet aux messages d’atteindre plus facilement les bonnes personnes et élimine le problème commun de l’envoi d’informations non pertinentes à tous les départements. Les utilisateurs peuvent également diversifier la façon dont ils partagent du contenu. Par exemple, vous pouvez utiliser des techniques engageantes comme les blogs, les podcasts, les infographies, PowerPoint, les images et les vidéos.

Envisagez d’utiliser des intranets mobiles pour une haute disponibilité. Ils sont efficaces car les employés et les autres membres peuvent y accéder à partir de plusieurs appareils tels que les smartphones, les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les tablettes. Les intranets sont particulièrement utiles pour les télétravailleurs car ils leur permettent d’accéder aux mêmes informations que leurs homologues au bureau.

2. Évaluez régulièrement les communications

La plupart des organisations s’appuient sur des évaluations annuelles pour évaluer l’engagement des employés. Cependant, il s’agit d’une mauvaise stratégie et vous ne pouvez pas déterminer si la communication s’engage efficacement avec vos employés. De plus, la génération d’aujourd’hui se nourrit de commentaires et de reconnaissance. Par conséquent, créez en permanence des communications convaincantes et innovez pour engager votre personnel.

Malheureusement, la plupart des professionnels de la communication ont du mal à évaluer la communication interne. Cela peut être dû à des indicateurs quantitatifs et qualitatifs limités, ce qui les fait éviter le processus d’évaluation. Cependant, pour augmenter la productivité et rester compétitif sur le marché, vous devez mesurer les niveaux d’engagement des employés.

Moyens de communication

Heureusement, vous pouvez utiliser différentes méthodes pour évaluer l’efficacité de la communication. Parmi eux;

• Analyse intranet – informations provenant de plateformes intranet telles que les taux d’engagement, le nombre d’utilisateurs en ligne, les emplacements, etc.
• Discussions en face à face et en groupe – aident à mieux comprendre la satisfaction, la vie personnelle et le bien-être des employés.
• Statistiques des e-mails – surveillez vos taux de clics et d’ouverture.
• Enquêtes Pulse – surveillez régulièrement le Net Promoter Score d’un employé et d’autres paramètres.
• Audits – les audits internes et externes permettent à une agence tierce d’évaluer vos communications.
• Entretiens de départ – informations des employés qui quittent votre entreprise
• Sondages et enquêtes – vous aident à identifier le contenu et les méthodes de communication que vos employés trouvent attrayants.

Les options disponibles dans votre organisation détermineront quelle méthode d’évaluation est efficace. Par exemple, si vous n’avez pas adopté d’intranet, vous pouvez opter pour des méthodes traditionnelles comme les entretiens individuels et les commentaires directs des employés. Les résultats du processus fournissent des conseils sur la façon d’améliorer la communication dans votre entreprise.

Par exemple, si la plupart de vos employés utilisent la communication vidéo, vous pouvez vous fixer comme objectif mensuel de créer deux vidéos par mois qui traitent de l’actualité de l’entreprise. De même, si vous savez que vos employés sont submergés d’e-mails, envisagez des newsletters mensuelles au lieu d’envoyer plusieurs e-mails par semaine.

3. Écoutez

Il est important de comprendre que la communication est une voie à double sens. L’écoute de vos employés est essentielle pour une communication et une compréhension efficaces. Les employeurs et les employés qui n’écoutent pas sont susceptibles de manquer des informations importantes. Malheureusement, 4 employés sur 10 sont licenciés parce que leurs managers ne les écoutent pas et ne donnent pas de feedback.

Étonnamment, près de la moitié des employés disent rarement ce qu’ils pensent au travail. Par conséquent, il est important que vous établissiez et développiez une bonne relation bilatérale avec vos employés. A noter que seuls 12% des salariés qui démissionnent le font pour un salaire plus élevé, tandis que 75% démissionnent à cause d’une mauvaise relation avec leur manager.

Par conséquent, en plus d’être un auditeur actif, assurez-vous de créer un espace de communication sûr où les employés se sentent à l’aise pour exprimer leurs pensées, leurs idées, poser des questions et critiquer.

4. Gardez la communication simple

Vous devez également tenir compte de la manière dont vos employés reçoivent et reçoivent les informations. Fournir des informations claires permet à l’auditeur ou au lecteur de digérer plus facilement les détails. Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas être sûr que tous ceux qui reçoivent votre message le comprennent de la même manière. Par conséquent, assurez-vous que le message est simple et utilisez le bon ton pour être efficace.

Le style de gestion des organisations et le contenu de l’information déterminent souvent le ton de la communication. Cependant, considérez la facilité avec laquelle un message peut être mal interprété. Par exemple, vous pouvez simplement envoyer un e-mail aux employés concernant un changement d’heures de travail. Ainsi, même si le ton doit être formel, certains employés peuvent le percevoir comme dur, ce qui les pousse à se rebeller contre le changement.

De même, gardez à l’esprit que l’adaptation aux nouveaux processus est difficile pour la plupart des employés. Par exemple, vous pouvez introduire un nouveau processus sur votre intranet que les employés qui souhaitent demander un congé de maladie doivent suivre. Cependant, alors que certains peuvent s’en tenir à cela, d’autres peuvent devenir confus et continuer à utiliser d’anciens processus. Quoi qu’il en soit, gardez vos messages simples et faciles à lire.

En bout de ligne

Les organisations prospèrent désormais non seulement grâce aux bons produits et aux bénéfices. La réputation de la marque et la culture organisationnelle sont également importantes. Une bonne relation avec les clients et les parties prenantes fait partie intégrante de la culture d’entreprise et communication efficace est le facteur déterminant décisif. Par conséquent, établissez des normes de communication de base et ajustez en permanence les plateformes de communication en fonction des besoins de l’entreprise et des employés. Essayez également de surmonter divers problèmes de communication tels que de mauvaises compétences en communication, des barrières linguistiques et des malentendus généraux.

L'autore della foto faussaires Di Pexel

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